Dépôt de garantie locataire : quand le conserver ?

Vous vous demandez si vous pouvez conserver le dépôt de garantie locataire après son départ ? En France, la loi encadre strictement les retenues, les délais et les justificatifs. Bien appliquées, ces règles vous protègent tout en évitant les litiges. Dans ce guide, vous verrez quand retenir tout ou partie du dépôt, comment le calculer et quelles preuves fournir pour rester dans les clous.

Dépôt de garantie : rappels clés (France)

Le dépôt de garantie locataire sert à couvrir les impayés et dégradations constatées au départ.

• Montant : jusqu’à 1 mois de loyer hors charges pour une location vide ; 2 mois hors charges pour une location meublée.

• Délai de restitution :

  • 1 mois si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée.

  • 2 mois s’il existe des différences (dégradations, impayés, régularisations).

• Intérêts de retard : au-delà du délai, des pénalités peuvent s’appliquer (taux légal).

• Le dépôt n’est pas un mois de loyer d’avance et ne peut pas servir à payer le dernier loyer (sauf accord écrit).

Quand pouvez-vous conserver (tout ou partie) du dépôt ?

Vous pouvez retenir une somme, justifiée, pour :

• Loyers ou charges impayés (y compris accessoires contractuels).

• Dégradations et manquements au-delà de l’usure normale.

• Remise en état après travaux non autorisés.

• Régularisation de charges (quand la provision était inférieure aux dépenses réelles).

• Nettoyage anormalement coûteux si le logement est rendu en mauvais état de propreté.

Important : chaque retenue doit être chiffrée et justifiée par des factures, devis ou constats (état des lieux d’entrée/sortie, photos datées, courriers).

Usure normale vs dégradations : bien distinguer

L’usure normale est liée au temps et à l’usage raisonnable : peinture ternie, joints jaunis, robinetterie vieillissante, moquette tassée.
Les dégradations relèvent d’un défaut d’entretien ou d’un usage anormal : trou dans une porte, vitre cassée, murs tagués, parquet brûlé, radiateur démonté, équipements manquants.

Exemples rapides

• Usure normale (non facturable) : peinture à rafraîchir après 9 ans d’occupation.

• Dégradation (facturable) : trou de 10 cm dans une cloison, placard arraché.

Tableau — Retenues légales vs illégales

État des lieux : le document qui fait foi

Le dépôt de garantie locataire s’évalue par comparaison entre l’état des lieux d’entrée et celui de sortie.

• Mentionnez précisément pièces, surfaces, équipements, compteurs.

• Ajoutez des photos datées (entrée/sortie) et gardez-les.

• Sans état des lieux d’entrée, présomption que le logement a été remis en bon état : vos retenues seront plus difficiles à faire valoir.

Charges locatives et régularisation

Vous pouvez retenir une provision sur dépôt si la régularisation annuelle n’est pas encore connue à la remise des clés. À réception du décompte réel, ajustez :

• Si la provision retenue est trop élevée, reversez le solde au locataire.

• Si elle est insuffisante, réclamez le complément (dépôt déjà restitué ? action classique de recouvrement).

Procédure pas à pas pour retenir légalement

1. Comparer les états des lieux (entrée vs sortie).

2. Lister loyers/charges impayés, dégradations, remises en état nécessaires.

3. Chiffrer chaque poste (devis, facture, barème de vétusté si applicable).

4. Notifier par écrit le détail des retenues au locataire avec pièces jointes.

5. Rembourser le solde du dépôt de garantie locataire sous 1 ou 2 mois selon le cas.

6. Conserver les preuves (au moins 3 ans) en cas de contestation.

Bonnes pratiques

• Utilisez un barème de vétusté (annexé au bail si possible) pour répartir la valeur résiduelle des équipements.

• Faites établir un devis quand une facture immédiate n’est pas disponible.

• Préférez une lettre recommandée ou un email avec accusé lors des notifications.

Modèles courts (à adapter)

1) Courrier de restitution partielle

Objet : Restitution partielle du dépôt de garantie
Madame, Monsieur,
Suite à l’état des lieux du [date], nous vous restituons la somme de [€] sur votre dépôt de garantie locataire de [€].
Détail des retenues justifiées :
– Loyer/charges impayés : [€] (pièces jointes)
– Remise en état [poste] : [€] (devis/facture joint)
– Provision charges en attente : [€]
Le solde est viré sur l’IBAN que vous nous avez communiqué.
Cordialement,
[Nom – Bailleur]

2) Courriel de demande de pièces (avant chiffrage)

Bonjour,
Pour finaliser la restitution du dépôt de garantie locataire, merci de nous confirmer votre IBAN et votre adresse actuelle.
Cordialement,
[Nom – Bailleur]

Cas épineux : comment les traiter

• Locataire absent à l’état des lieux : faites-le réaliser par huissier (frais partagés ou à la charge prévue par la loi/le bail).

• Travaux non autorisés : retenue possible pour remise en état à l’identique.

• Animaux / fumée : si les odeurs ou dégâts nécessitent nettoyage/désodorisation professionnels, retenue chiffrée et justifiée.

• Clés non rendues : coût réel du remplacement de barillet/serrures (facture).

• Sinistre assuré : si le dommage relève d’une assurance, privilégiez la déclaration et l’indemnisation ; ne retenez que les parts à charge du locataire (franchise, négligence prouvée).

Erreurs fréquentes du bailleur (à éviter)

• Forfaitiser une retenue sans preuves (rejet probable).

• Confondre usure normale et dégradation.

• Oublier de restituer dans le délai légal.

• Garder le dépôt pour le dernier loyer sans accord écrit.

• Ne pas répondre au locataire : cela favorise le contentieux.

Que faire en cas de contestation ?

• Répondez formellement avec vos pièces (états des lieux, devis, factures, photos).

• Proposez une médiation (conciliateur, ADIL).

• En dernier ressort, le litige se règle devant le juge (tribunal judiciaire).

• Si vous perdez en retardant sans motif, des intérêts et dommages peuvent s’ajouter.

Checklist express du bailleur

1. États des lieux complets et signés (avec photos).

2. Comptabilité loyers/charges à jour.

3. Devis/factures clairs pour chaque retenue.

4. Courrier de restitution/détail envoyé dans le délai.

5. Archivage de toutes les preuves.

FAQ rapide

Puis-je retenir le dépôt pour repeindre systématiquement ?
Non. La peinture due à l’usure normale n’est pas facturable. Retenue possible en cas de dégradations (trous, graffitis, traces importantes).

Et si le locataire n’a pas payé l’eau/électricité ?
Si le contrat est à son nom, ce n’est pas une charge locative. Si c’est une charge récupérable, vous pouvez retenir (pièces à l’appui).

Le dépôt couvre-t-il les meubles (meublé) ?
Oui, en cas de dégradation au-delà de l’usure normale, retenue justifiée par devis/facture.

Dois-je payer des intérêts sur la somme retenue ?
Pas si vous justifiez les retenues et respectez le délai pour le solde. En cas de retard injustifié, des intérêts s’appliquent.

Conclusion

Retenir tout ou partie du dépôt de garantie locataire reste possible à condition de respecter la loi : comparer les états des lieux, chiffrer avec preuves, notifier dans les délais et restituer le solde. Cette méthode simple limite les litiges et sécurise vos loyers. Besoin d’aide ? Appuyez-vous sur l’ADIL/conciliateur, ou demandez un audit d’état des lieux avant relocation.